Pandemia trwale zmieniła rynek pracy. Nie powinien więc budzić zdziwienia fakt, że zdecydowano się uregulować kwestię pracy zdalnej w Kodeksie pracy, a nie tylko specustawie wprowadzonej w czasie pandemii COVID-19. Obecnie obowiązujące przepisy przewidują także możliwość świadczenia pracy poza zakładem w formie telepracy (jest to forma mniej elastyczna niż omawiany projekt regulacji).

Jak wskazano w uzasadnieniu projektu skutkiem rozpowszechnienia pracy zdalnej oraz dostrzeżenia zalet takiej pracy przez obie strony stosunku pracy były także sygnały oraz postulaty napływające zarówno od pracowników, jak i od organizacji pracodawców, aby wprowadzić regulacje dotyczące pracy zdalnej, jako rozwiązanie stałe, to jest w ramach Kodeksu pracy. Rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (druk sejmowy nr 2335) wpłynął do Sejmu w dniu 7 czerwca 2022 r.

Zgodnie z definicją przyjętą w projekcie nowelizacji, przez pojęcie pracy zdalnej należy rozumieć pracę, która może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (projektowany art. 67¹⁸).

Wprowadzenie pracy zdalnej

Uzgodnienie między stronami umowy o pracę, dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, może nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę albo już w trakcie zatrudnienia.  Jednak ustawodawca nie pozostawił pracodawcy pełnej swobody w określaniu sposobu świadczenia pracy i postanowił, że warunki wykonywania pracy zdalnej powinny zostać określone w:

• w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową,
• w regulaminie (ustanowionym po konsultacjach z przedstawicielami pracowników),
• poleceniu pracodawcy lub porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Oczywiście możliwość zmiany pracy stacjonarnej na pracę zdalną może odbyć się z inicjatywy każdej ze stron stosunku pracy poprzez złożenie odpowiedniego wniosku (papierowego lub elektronicznego). Są jednak pewne szczególne okoliczności, pozwalające na wprowadzenie pracy zdalnej na polecenie pracodawcy:

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu,
• w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

Warunkiem wykonywania pracy w tym modelu jest złożenie przez pracownika (bezpośrednio przed wydaniem polecenia) oświadczenia o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych niezbędnych do wykonywania takiej pracy. Cofnięcie polecenia pracy zdalnej z polecenia pracodawcy może odbyć się z co najmniej jednodniowym wyprzedzeniem. W razie zmiany warunków niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej pracownik powinien niezwłocznie zawiadomić swój zakład pracy.

Pracownik będzie mógł zawnioskować  o możliwość pracy zdalnej i, jeśli nie jest to spowodowane organizacją pracy lub jej rodzajem, pracodawca nie może odrzucić wniosku pracownika dotyczącego wprowadzenia pracy zdalnej, jeżeli wniosek dotyczy:

• pracownicy w ciąży,
• pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
• pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliżej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadających orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

O przyczynie odmowy pracodawca musi poinformować pracownika pisemnie w postaci papierowej bądź elektronicznej w ciągu 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Obowiązki pracodawcy

Dodatkowo, na pracodawcę nałożono szereg obowiązków, w tym:

• zapewnienia materiałów i narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
• zapewnienia instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy lub pokrycia niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych,
• pokrycia innych kosztów (określonych w regulaminie, porozumieniu bądź poleceniu pracy zdalnej),
• zapewnienia pracownikowi szkoleń i pomocy technicznych niezbędnych do wykonywania zadań.

W przypadku używania przez pracownika prywatnych narzędzi pracy przysługuje ekwiwalent pieniężny (bądź ryczałt) w wysokości ustalonej z pracodawcą.

Kontrola pracy zdalnej

Projekt przyznaje pracodawcy szereg uprawnień związanych z kontrolą pracy zdalnej. Jej ukształtowanie przypomina nieco formę stosowaną przy telepracy i obejmie m.in. kontrolę w zakresie BHP. Zasady dotyczące kontroli powinny zostać określone w regulaminie, porozumieniu ze związkami zawodowymi, poleceniu lub porozumieniu z pracownikiem. Kontrolę przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy w taki sposób, by nie naruszała praw pracownika do prywatności.

Okazjonalna praca zdalna

Dodatkowo, projekt reguluje instytucję okazjonalnej pracy zdalnej – chcąc z niej skorzystać pracownik musi złożyć stosowny wniosek. Tak jak w przypadku urlopu wymiar takiej pracy został ograniczony i wynosi 24 dni w roku kalendarzowym. Rozwiązanie takie ma zastosowanie w szczególnych, uzasadnionych interesem pracownika okolicznościach (np. konieczność doraźnej opieki nad członkiem rodzinny). Możliwość okazjonalnej pracy zdalnej dotyczy również pracy w modelu hybrydowym.