Korespondencja z Sądem za pośrednictwem wiadomości e-mail lub faksu

Sytuacja związana z epidemią koronawirusa SARS-Cov-2 doprowadziła do znacznej destabilizacji dotychczasowego życia. Powyższe znalazło odzwierciedlenie w kontaktach z administracja publiczną, czy to rządową czy samorządową, ale przede wszystkim w kontaktach z sądami powszechnymi i administracyjnymi. Na skutek zmiany organizacji pracy sądów w czasie epidemii znacznie ograniczono nie tylko pracę poszczególnych wydziałów (co przełożyło się na brak możliwości wglądu w akta danej sprawy przez strony czy ich pełnomocników), ale zostały także ograniczone godziny pracy Biur Podawczych poszczególnych sądów.

Ograniczenie godzin pracy sądów oraz ich dostępności, w połączeniu z analogicznym skróceniem czasu pracy wielu placówek Poczty Polskiej S.A., znacznie skomplikowało sytuację stron procesowych i ich pełnomocników.

Jak zachować terminy procesowe?

Sądy, pomimo apeli różnych środowisk o niewysyłanie korespondencji, wysyłają do stron procesowych korespondencje zawierającą zarządzenia, postanowienia a często także wyroki, odebranie których rozpoczyna bieg terminów sądowych. Strona procesowa by dochować terminu powinna skorzystać z operatora pocztowego jakim jest Poczta Polska S.A, bowiem tylko data nadania u tego operatora będzie uznana za datę złożenia pisma w sądzie bądź złożyć ją osobiście w Biurze Podawczym danego sądu. W przypadku epidemii obydwie formy są znacznie utrudnione nie tylko ze względu na godziny funkcjonowania, ale przede wszystkim z uwagi na możliwość większej ekspozycji na ryzyko epidemiologiczne.

Należy jednak pamiętać, iż doręczenie pisma sądowych może odbyć się także w innych formach niż powyżej wskazane (tj. nadanie przez operatora pocztowego lub bezpośrednie złożenie), bowiem za równie skuteczne należy uznać kierowanie pism do sądów także w formie maila lub faksu. W dalszej części artykułu zostały pominięte kwestię certyfikowanych dokumentów elektronicznych.

Stanowisko sądów cywilnych

Doręczanie pism do sądów powszechnych (postępowania cywilne lub karne) czy też administracyjnych regulują stosowne procedury, które określają warunki formalne pism. Należy jednak zauważyć, iż brak jest w tych przepisach regulacji dotyczących nośnika tych pism, co prowadzi do konstatacji, iż skoro nie ma prawnego zakazu składania takich pism za pośrednictwem maila, faksu lub telegramu to taka forma powinna być dopuszczalna i prawnie skuteczna. Warto zwrócić uwagę na wypracowaną w tym zakresie praktykę sądów, bowiem może to znacznie ułatwić składanie pism w obecnym czasie przy jednoczesnym zachowaniu terminów.

W przypadku procedury cywilnej Sąd Najwyższy wielokrotnie wypowiadał się w przedmiocie dopuszczalności wnoszenia pism procesowych drogą elektroniczną i konsekwencji stąd wynikających, jako przykładową należy przywołać uchwałę z 23 maja 2012 r. (sygn. akt III CZP 9/12), w której Sąd wskazał, iż wniesienie środka odwoławczego drogą elektroniczną (rozumianego jako korespondencja mailowa) jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy przepis szczególny tak stanowi. Sąd Najwyższy w tejże uchwale poruszył również kwestię wpływu wniesienia pisma procesowego w nieodpowiedniej formie w kontekście zachowania terminu do jego złożenia. Zgodnie ze stanowiskiem Sądu wydruk niedopuszczalnego środka odwoławczego wniesionego drogą elektroniczną może być potraktowany jako środek odwoławczy niewniesiony tą drogą, jeżeli usunięty zostanie brak podpisu (bowiem wydruk maila czy też skanu pisma opatrzonego podpisem nie oznacza że taki podpis został złożony), zaś datą wniesienia tego środka do sądu jest data wykonania wydruku przez pracownika sądu i opatrzenia tego wydruku odpowiednią prezentatą. Za przyjęciem interpretacji, iż nie można łączyć daty wpływu pisma z chwilą jego nadania albo wpływu danych do komputera obsługującego pocztę elektroniczną sądu, zdaniem Sądu Najwyższego, oprócz braku w tym zakresie odpowiednich przepisów szczególnych, przemawia brak autoryzowanych urządzeń oraz oprogramowania gwarantującego rzetelność m.in. zapisu daty nadania i obioru, przez co może ona zostać zmieniona dzięki ingerencji przez każdego użytkownika komputera.

Powyższa uchwała znalazła odzwierciedlenie w szeregu wyroków wydanych przez sądy powszechne, dotyczących wniesienia pisma za pośrednictwem poczty elektronicznej. Przykładowo w wyroku Sądu Okręgowego w Gliwicach z dnia 8 listopada 2016 r. (sygn. akt III Cz 926/16) wskazano, iż zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z 12 grudnia 2003 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej nie przewiduje konieczności wydruku każdego wpływającego do sądu e-maila, tym samym brak wydruku maila w aktach sprawy (opatrzonego prezentatą sądową) nie pozwala stwierdzić czy taki mail został otrzymany przez sąd.

Innym wyrokiem, wydanym w duchu wspomnianej uchwały, jest wyrok Sądu Najwyższego z dnia 24 października 2019 r. (sygn. akt I NSW 86/19), który dotyczył rozpatrzenia protestu wyborczego złożonego i przesłanego faksem. W wyroku tym Sąd wskazał, iż pismo procesowe złożone w innej formie niż przewidzianej przepisem prawa nie wywołuje skutków prawnych i nie jest tutaj mowa o braku formalnym pisma (np. podpisu), lecz o jego pierwotnym, nieusuwalnym braku spowodowany użyciem nieautoryzowanej techniki.

Stanowisko sądów administracyjnych

Odmienne stanowisko nie tylko w zakresie możliwości wniesienia pisma drogą elektroniczną lub za pośrednictwem faksu, lecz także w zakresie określenia momentu wniesienia takiego pisma prezentuje sądownictwo administracyjne. W wyroku NSA z dnia 19 września 2019 r. (sygn. akt II FZ 489/19) Sąd, oprócz potwierdzenia możliwości wniesienia skargi do sądu administracyjnego za pomocą środków komunikacji elektronicznej, wypowiedział się w kwestii ustalenia daty wniesienia takiej skargi. NSA powtórzył już wcześniej wypracowany pogląd sądownictwa administracyjnego (m.in. postanowienie NSA z 14 marca 2017 r., sygn. akt II OZ 143/17; z 7 maja 2019 r., sygn. akt II FZ 189/19), zgodnie z którym na gruncie procedury sądowoadministracyjnej konsekwencją dopuszczalności wniesienia do sądu pisma procesowego drogą elektroniczną jest przyjęcie, że pismo to wywołuje wszystkie skutki, które ustawa wiąże z wniesieniem pisma procesowego. A tym samym z chwilą wpływu danych do komputera obsługującego pocztę elektroniczną pismo takie wywołuje swoje skutki, a wszelkie czynności następcze, które są podejmowane w stosunku do pisma przez pracowników sądu (np. pobranie i wydrukowanie tego pisma), nie stanowią punktu odniesienia dla oceny daty wniesienia pisma procesowego.

Powyższe stanowisko wydaje się być stanowiskiem przeważającym i prezentowanym w ostatnim czasie jednolicie przez NSA (np. postanowienie NSA z dnia 12 grudnia 2018 r., sygn. akt II FZ 699/18), jednak należy wskazać także na odmienne poglądy prezentowane przez sądownictwo administracyjne – można wyróżnić dwa kierunki orzecznicze wskazujące z jakim momentem jest łączone uznanie pisma za wniesione do sądu, tj. moment wydrukowania pisma oraz moment opatrzenia wydruku prezentatą. Należy wskazać jednak, iż pogląd zgodnie z którym datą wniesienia pisma jest data odbicia prezentaty był prezentowany głównie przez NSA, lecz na przestrzeni ostatnich lat nie zostały wydane orzeczenia w tym duchu. Natomiast drugi kierunek związany z momentem wydruku jako datą wniesienia pisma jest prezentowany przez wojewódzkie sądy administracyjne. Przykładowo należy wskazać na wyrok WSA we Wrocławiu z dnia 4 marca 2019 r. (sygn. akt I SA/Wr 59/19), gdzie jednoznacznie wskazano, iż najwcześniejszą datą, w której pismo nadane drogą elektroniczną może być uznane za wniesione do sądu, jest data jego wydrukowania.

Warto jednak również zwrócić uwagę na problem komunikacji organów administracji publicznej ze stronami za pośrednictwem innych form niż tradycyjna forma korespondencji papierowej za pośrednictwem operatora pocztowego. NSA w wyroku z dnia 11 października 2016 r. (sygn. akt I OSK 966/15) zajmował się zachowaniem terminu w przypadku wniesienia odwołania od decyzji doręczonej za pośrednictwem faksu. Stan faktyczny rozpatrywanej sprawy dotyczył sytuacji, w której strona postępowania administracyjnego otrzymała decyzję najpierw za pośrednictwem faksu, a następnie doręczono ją stronie w formie listu poleconego, od daty odbioru którego strona zaczęła liczyć termin na wniesienie odwołania. Zarówno organ, jak i Sąd I instancji uznał, iż odwołanie zostało wniesione z uchybieniem terminu, bowiem termin na wniesienie odwołania należało liczyć od dnia odbioru faksu. NSA stwierdził jednak, iż faks nie spełnia wymagań środków komunikacji elektronicznej, o których mowa w art. 2 ust. 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, mający zastosowanie w procedurze administracyjnej. Natomiast treść decyzji doręczona za pośrednictwem faksu stanowi kopię, która nie stanowi samej decyzji, bo ta może być doręczona, zgodnie z przepisami, w formie pisemnej albo w formie wynikającej z przesłania jej środkami komunikacji elektronicznej. Zaś z art. 391 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego wynika, że przesyłany dokument środkami komunikacji elektronicznej ma postać dokumentu elektronicznego, co wyklucza kopię przesłaną za pomocą faksu z uznania jej za dokument elektroniczny.

Powyższe problemy w korespondencji z sądem, abstrahując od certyfikowanych dokumentów elektronicznych, utrzymują się do dnia dzisiejszego. Należy jednak zwrócić uwagę na istotną zmianę w sądownictwie administracyjnym, która miała miejsce od dnia 1 czerwca 2019 r., gdy wprowadzono w postępowaniu przed sądami administracyjnymi unormowania dopuszczające wnoszenie pism procesowych w formie dokumentu elektronicznego.

Projekt ustawy o doręczeniach elektronicznych

Pewne rozwiązanie niesie ze sobą projekt ustawy z dnia 6 lutego 2020 r. (druk sejmowy nr 239) o doręczeniach elektronicznych, który w dniu 12 lutego 2020 r. skierowany do I czytania na posiedzeniu Sejmu. Zgodnie z założeniami projektu osoby fizyczne będą mogły za pośrednictwem jednej skrzynki e-mail odbierać korespondencję od organów administracji publicznej, a także w pewnym stopniu sądową. Celem szczegółowym tej ustawy jest zapewnienie wszystkim podmiotom publicznym, niepublicznym i osobom fizycznym możliwości korzystania z jednego, własnego adresu do doręczeń elektronicznych, który będzie mógł być wykorzystany do korespondencji ze wszystkimi pozostałymi podmiotami, korzystającymi z usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Wprowadzenie takiej formy korespondencji, obok tradycyjnej, należy uznać za znaczne ułatwienie dla osób fizycznych, ich fachowych pełnomocników, a przede wszystkim organów administracji.

Do czasu wprowadzenia nowych regulacji w zakresie doręczeń elektronicznych osoby nieposiadające możliwości składania certyfikowanych dokumentów muszą, w celu zapewnienia bezpieczeństwa procesowego, korzystać z tradycyjnych form korespondencji.