Korespondencja pocztowa w formie elektronicznej – szczególne rozwiązania w okresie epidemii

Do dnia 30 września 2020 r., w ramach realizacji zadań przeciwdziałania COVID-19, powierza się operatorowi wyznaczonemu, o którym mowa w art. 3 pkt 13 ustawy Prawo pocztowe (Poczcie Polskiej), świadczenie usługi przesyłania przesyłek pocztowych przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, jeżeli na etapie przyjmowania, przemieszczania lub doręczania przekazu informacyjnego przyjmują one fizyczną formę przesyłki listowej (o której mowa w art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy Prawo pocztowe), przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej na etapie doręczania. Przez przesyłkę poleconą należy rozumieć także przesyłkę poleconą z potwierdzeniem odbioru, pokwitowaniem odbioru albo elektronicznym potwierdzeniem odbioru.

Przez usługę pocztową, o której mowa powyżej, rozumie się przyjęcie przesyłki poleconej, a następnie jej przemieszczenie i doręczenie w postaci dokumentu elektronicznego do adresata bez konieczności składania własnoręcznego podpisu. Omawiana usługa pocztowa jest przeznaczona dla podmiotów posiadających profil zaufany w rozumieniu art. 3 pkt 14 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Operator wyznaczony w ramach świadczenia usługi:

1) jest obowiązany do zapewnienia jednoznacznej identyfikacji adresata będącego osobą fizyczną;

2) może zapewnić jednoznaczną identyfikację adresata lub osób uprawnionych do jego reprezentowania, w przypadku gdy adresat jest osobą prawną albo jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, o ile operator wyznaczony ma takie możliwości techniczne,

3) zapewnia, w toku przekształcenia wykonanie z należytą starannością i jakością techniczną odwzorowania cyfrowego druku lub korespondencji zawartej w przesyłce listowej oraz koperty umożliwiające zapoznanie się z treścią dokumentu elektronicznego bez potrzeby weryfikacji tej treści z dokumentem w postaci papierowej oraz integralność dokumentu elektronicznego wytworzonego w wyniku przekształcenia.

Operator wyznaczony świadczy usługę na podstawie regulaminu usługi. Regulamin, poza wymogami określonymi w ustawie Prawo pocztowe, określa zasady identyfikacji adresata oraz zasady odbioru przesyłek.

1. Przesyłka polecona

Do dnia 30 września 2020 r., ilekroć w przepisach prawa jest mowa o przesyłce poleconej w rozumieniu w art. 3 pkt 22 ustawy Prawo pocztowe (przesyłka listowa będąca przesyłką rejestrowaną, przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem), albo o doręczaniu pisma za pokwitowaniem przez operatora pocztowego w rozumieniu tej ustawy, doręczenie takiej przesyłki może nastąpić przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, jeżeli adresat wyrazi na to zgodę i upoważni operatora wyznaczonego do obioru przesyłek poleconych celem ich przetworzenia i doręczenia w postaci dokumentów elektronicznych na skrzynkę elektroniczną adresata. W upoważnieniu adresat uzgadnia z operatorem wyznaczonym sposób postępowania z odebranymi przesyłkami poleconymi.

Datą doręczenia przesyłki jest data zapoznania się przez odbiorcę z dokumentem zamieszczonym na skrzynce elektronicznej adresata. W razie braku zapoznania się dokument uznaje się za doręczony po upływie 14 dni od zamieszczenia dokumentu.

Operator wyznaczony przesyła na adres elektroniczny wskazany przez adresata zawiadomienie zawierające informację, że doręczono na skrzynkę elektroniczną adresata dokument elektroniczny.

2. Wyłączenia

Doręczenia elektronicznego nie stosuje się w przypadkach, gdy korespondencja nie może być doręczona ze względu na (istnienie powyższych przesłanek ocenia nadawca):

1) konieczność doręczenia niepodlegającego przekształceniu dokumentu utrwalonego w postaci innej niż elektroniczna lub rzeczy;

2) ważny interes publiczny, w tym istotne interesy państwa, a w szczególności jego bezpieczeństwo, obronność lub porządek publiczny;

3) opatrzenie tekstem plastycznym, odbitką pieczęci plastycznej, hologramem lub innym zabezpieczeniem, które nie może być odzwierciedlone w wyniku przekształcenia;

4) inne przyczyny techniczne.

3. Odpłatność

Dodatkowe czynności związane z doręczeniem wynikające z pełnomocnictwa wykonywane w ramach omawianej usługi są zwolnione z opłaty. Operator wyznaczony, który nie pobrał opłaty, otrzymuje z Funduszu Przeciwdziałania COVID-19 środki związane z funkcjonowaniem usługi w okresie jej świadczenia, na pokrycie kosztów całkowitych tej usługi powiększonych o wskaźnik zwrotu kosztu zaangażowanego kapitału dla operatora wyznaczonego.

4. Moc dokumentu elektronicznego

Dokument elektroniczny powstały w ramach realizacji omawianej usługi ma moc równą mocy dokumentu w postaci papierowej, z którego został przekształcony.